Časový timemanažment

Manažment času, alebo tiež riadenie času (z anglického výrazu time management) je disciplína, ktorá sa zaoberá riadením jedného zo základných ekonomických zdrojov organizácie, ľudskou činnosťou z časového hľadiska (teda organizáciou času). Základom riadenia času je potreba presne si zadefinovať ciele a priority, časový manažment teda môžeme označiť aj ako súbor psychologických poznatkov, vďaka ktorým si vieme presne určiť priority a zadeliť čas.

Anglický výraz time management - sa doslovne prekladá ako riadenie času. V skutočnosti však nejde o riadenie času ako takého, ale o váš prístup k sebe, práci, rodine či svojim záľubám. Time management je celý rad postupov, odporúčaní a nástrojov pre plánovanie času za účelom zvýšenia efektívnosti využitia času. V súčasnosti zahŕňa širokú škálu aktivít medzi ktoré patrí plánovanie, stanovenie cieľov, delegovanie, analýza stráveného času, monitorovanie a stanovenie priorít. Spočiatku bolo hospodárenie s časom využívané len pre obchodné alebo pracovné činnosti, ale postupom času sa z dôvodu narastajúcich nárokov na život rozšírilo i do osobných aktivít.

To, že sa dá čas organizovať - (time management) je určite každému jasné, nakoľko minimálne o nejakú organizáciu (i keď často neefektívnu) sa snažíme úplne všetci. Je potrebné zdôrazniť, že time manažment nie je len o riadení času, ktorý sme v práci. Celkovo sa snažíme riadiť celodenne čas počas našich rôznych aktivít – práca, spoločenský život, rodina, koníčky. Na to, aby sme v tejto sfére boli efektívni sa skutočne musíme stať pánom svojho času a nenechať sa ním pohltiť. Už Murphyho zákony hovoria, že „Všetko zaberie viac času, než si si myslel“. A práve pre to je nevyhnutné, aby sme začali čas riadiť a hlavne – začali plánovať

Efektivita, produktivita, timemanagement - trendové slová dnešnej generácie. Koľko krát sa vám však stáva, že ani poriadne neviete, čo by mala obsahovať dobrá produktivita, z čoho by mal byť poskladaný správny timemanagement? Vedieť si správne, a predovšetkým efektívne rozplánovať svoj čas – to naozaj nevie každý. Pomaly ale isto sa z toho stáva akési umenie, ktorému by sme sa mali naučiť. Kto však túto náročnú disciplínu zvládne, má totiž možnosť konečne pracovať naplno a bez časových strát.

Stanovte si priority - ak si hneď na začiatku neurčíte priority, môžete to rovno zabaliť. Aby ste vedeli, čo je skutočne dôležité, mali by ste vychádzať zo svojho hodnotového rebríčka. Rodina, zdravie, peniaze spolu úzko súvisia, no málokedy môžete mať všetko naraz. Už viete, čo od života chcete? Ak áno, môžete si stanoviť priority, ktoré vám pomôžu s rozdelením jednotlivých úloh podľa dôležitosti:

     Dôležité a urgentné – termínované úlohy, stretnutia, krízové situácie, niektoré telefonáty a e-maily
     Nedôležité a urgentné – oddych, výskum, spoločenské udalosti, štúdium, rodina
     Dôležité a neurgentné – neefektívne stretnutia, niektoré telefonáty, nedôležité a náročné úlohy
     Nedôležité a neurgentné – vyrozprávanie sa, voľno

Celý život budete musieť prehodnocovať svoje priority. Efektívne plánovanie by malo pozostávať z 15 % úloh prvej skupiny, 20 % úloh druhej skupiny a 65 % úloh tretej skupiny. Všetko však závisí od konkrétneho jedinca a jeho hodnotového rebríčka.

Dosahujte ciele - už viete, čo je dôležité. Nasleduje stanovenie hlavných a čiastkových cieľov, ktoré vám pomôžu získať späť kontrolu nad svojím časom a životom. Ako to funguje v praxi ? Vašim snom a zároveň hlavným cieľom je presťahovať sa na pár rokov do Španielska. Aby ste dosiahli hlavný cieľ, musíte si stanoviť čiastkové, ktoré sa ľahšie dosahujú. Takýmto cieľom môže byť napríklad naučenie sa španielčiny. Aj tento cieľ však môžete ďalej špecifikovať tak, že si stanovíte číslo lekcie v učebnici. Takto by ste mohli pokračovať, až sa dostanete k úlohám, ktoré sa dajú stihnúť za jednu hodinu. Tento postup naozaj funguje a mnoho úspešných ľudí dosahuje svoje ciele práve týmto spôsobom. Čiastkové ciele sú reálne a preto sa ľahšie dosahujú. Ak však dokážete udržať krok s menšími cieľmi, nakoniec sa vám vyplnia aj tie hlavné.

Ste ranné vtáča alebo sova - počuli ste už o výkonnostnej krivke? Sú ľudia, ktorí uprednostňujú pracovať hlavne ráno (ranné vtáča) a poobede sa ich aktivita znižuje. Iní začínajú byť efektívni poobede a ich aktivita klesá neskoro večer alebo v noci (sova). Je dobré vedieť, kedy ste počas dňa najviac bdelý a koncentrovaný a podľa toho si naplánovať aj svoje aktivity. Rutinu a administratívu si nechajte na čas nízkej efektivity a naopak, dôležité a náročné aktivity riešte, keď vám to myslí najlepšie.

Neodkladajte dôležité úlohy - slovo prokrastinácia, ktoré pred desiatimi rokmi takmer nikto nepoznal, dnes rezonuje na každom rohu. Ide o chorobné odkladanie dôležitých vecí na poslednú chvíľu, z čoho pramenia nepríjemné pocity ako stres, pocit viny a vlastnej neschopnosti. S týmto neduhom sa stretávame najmä u vysokoškolákoch, no čoraz častejšie sa vyskytuje aj u pracujúcich ľudí. A kto je najväčším požieračom času? Ide o aktivity, ktoré vykonávame bez rozmyslu a ktoré nevedú k žiadnemu prospechu: Akékoľvek vyrušenie pri práci - Dlhé prestávky - Snívanie s otvorenými očami - Bezcieľne surfovanie po internete - Chatovanie a skrolovanie na sociálnych sieťach - Rozprávanie sa s kolegami - Iné

Príjemné prostredie a prestávky - chcete byť naozaj efektívny? Vytvorte si okolo seba príjemné prostredie, kde sa v tichu budete môcť sústrediť na vašu prácu. Každé prerušenie vás oberá o drahocenný čas a energiu, ktoré by ste mohli využiť efektívnejšie. Ak vám pri práci dochádzajú sily a už sa neviete na danú úlohu sústrediť, urobte si krátku prestávku alebo choďte na prechádzku. Oddýchnete si od práce, naberiete novú energiu a možno vám napadne nový a lepší prístup k danej úlohe.

Ďalším dobrým tipom - ako zefektívniť svoju prácu, je premyslenie postupu pred každou úlohou. Veľmi dobrou pomôckou je obyčajný papier a pero, kde si môžete danú úlohu nakresliť. Vizualizácia vám pomôže rozmýšľať nad problémom z iného uhla pohľadu. Počítajte s tým, že nie vždy sa dá stihnúť všetko. Často sa vám skrížia rôzne úlohy a vy si budete musieť vybrať tú s vyššou prioritou. Ak na vás tlačia, nebojte sa vyjadriť svoj názor. Nebojte sa povedať „NIE“ a buďte asertívny voči svojmu okoliu.

Nevieš ako začať - zmeňte svoj postoj a osvojte si nové zvyky. Objavte svoje silné a slabé stránky, uvedomte si ich a snažte sa z nich vyťažiť čo najviac. Vytvárajte si myšlienkové mapy - Hlavné ciele si vždy rozdeľte na čiastkové - Vytvorte si plán na týždeň, a potom pre každý ďalší deň - Vyhraďte si čas na plánovanie a premýšľanie o úlohách - Zorganizujte si svoj pracovný stôl - Analyzujte svoje návyky a zlepšite ich - Time manažment vyžaduje disciplínu, ktorá vás môže najmä na začiatku stáť veľmi veľa úsilia. Ak sa necítite dobre a viete, že váš výkon nie je najlepší, upravte podľa toho svoju prácu a načerpajte novú energiu. Ciele udávajú smer, ale nezabúdajme, že samotná cesta je to, čo vypĺňa čas medzi dosiahnutými cieľmi. Naučte sa preto pracovať so svojim časom efektívne a žite plnohodnotný život.

Ako sami vidíte - všetky tieto tipy pre lepší time management na seba nadväzujú a odvíjajú sa jeden od druhého. Ak ste doteraz nič z vyššie uvedeného vo vašich prevádzkach nepraktizovali, vyskúšajte to. Nemusíte aplikovať hneď všetko naraz, no vyberte si napríklad ten tip, ktorý vás najviac zaujal, a dajte mu šancu. V prípade, že sa vám osvedčí, vráťte sa k nášmu článku a vyhľadajte si ďalší.